Cada día más las empresas y los organismos públicos están mostrando un especial interés por ser cada vez más eficaces y eficientes en el desempeño de sus procesos y su operativa diaria. La tecnología pone a su alcance herramientas innovadoras que contribuyen al impulso de su evolución.
Controlar los procesos de contratación y de compras, en todas sus fases, supone una labor tan importante como compleja; se gestiona y se genera un gran volumen de documentación oficial, interactúan numerosos empleados y distintitos departamentos y con diferentes perfiles, hay que estar pendiente de tiempos y vigencias así como conocer el estado en el que se encuentran los expedientes, tener registrados a proveedores y licitadores y poder disponer de informes para explotar la información gestionada.
Esta situación tiene como conseceuncia que determinadas tareas, que son habituales, se vuelvan complicadas, que se pierda información a lo largo de la gestión, que no se disponga de visibilidad sobre el estado general de todos los expedientes, y se produzcan retrasos incontrolados por la falta de recordatorios de vigencias y sus correspondientes avisos.
La Ley 30/2007, elmarco legal
Además, nos encontramos ante un marco legad que, a la vez que impulsa la innovación, exige unos requerimientos específicos a las Administraciones Públicas y a las empresas que prestan sus servicios a ella; se hace necesaria una adaptación de los sistemas a la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público.
Para solventar estos problemas y poder hacer frente a esta situación, los departamentos de compras y de contratación están recurriendo a herramientas que, a través de la innovación, ayudan a controlar la información y los procesos.
Optimización de recursos y control de procesos
Nuevas aplicaciones tecnológicas consiguen automatizar la tramitación de los contratos, definiendo todos los pasos del proceso y, de esta forma, guiando al usuario en cada una de las fases de la contratación. Soluciones tecnológicos que ofrecen la posibilidad de generar automáticamente toda la documentación oficial necesaria a partir de una definición de plantillas, así como acceder a un repositorio de informes que permite ver, el estado de los expedientes tramitados en cada momento, y que posibilita una integración sencilla con otros sistemas externos que ayudan a optimizar la contratación, como son el Registro de Entrada / Salida de correspondencia, el Perfil del Contratante, la Plataforma de Contratación del Estado, y la Gestión Integral de Facturas.
Todo ello aporta una importante optimización de los tiempos de respuesta ya que, a través del tratamiento informático de datos y mediante la monitorización de información, se obtienen indicadores de calidad y actividad de los procesos automatizados, se reduce el volumen de la documentación en papel, se agiliza la comunicación interna y se mejoran los servicios prestados a los ciudadanos y la interrelación con empresas.
En definitiva, a través de la implantación de soluciones tecnológicas, se consigue que se alcance una mayor eficiencia y se trabaje con la máxima eficacia en los departamentos de contratación y de compras.
Julia Sánchez Meynial – Directora de Marketing Pixelware – Gestión de expedientes, información y procesos de negocio
Article from articlesbase.com
